Управлять временем на работе — не значит работать больше. Это значит выбирать, что делать, когда и сколько времени отводить на каждую задачу, чтобы важное не терялось среди срочного.

Есть несколько подходов к организации работы. Разберём четыре метода, ситуации, в которых каждый из них полезен, и ошибки, из-за которых попытки наладить распорядок часто не удаются.

Техника Pomodoro

Метод разработал Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Работа делится на отрезки по 25 минут, после каждого следует пятиминутный перерыв. После четырёх таких отрезков делают более долгий перерыв — на 15 или 20 минут.

Техника особенно полезна, если трудно приступить к делу или сохранять концентрацию, а задачу можно разделить на небольшие этапы. Она хуже подходит для работы, требующей долгих непрерывных отрезков, например для совещания или переговоров.

Тайм-блокинг

Тайм-блокинг — это распределение разных видов работы по конкретным временным отрезкам в календаре: например, отдельный блок для ответов на электронные письма, другой — для планирования, ещё один — для совещаний. Такой подход особенно полезен тем, кто одновременно отвечает за несколько направлений: он помогает увидеть, сколько времени в действительности доступно.

Главный недостаток метода — его жёсткость. Если какой-то блок постоянно занимают непредвиденные дела, расписание нужно пересмотреть, а не отказываться от метода.

Расстановка приоритетов: три главные задачи дня

Простой способ расставить приоритеты — каждое утро выбрать три задачи, выполнение которых сделает день продуктивным. Лучше заняться ими прежде, чем проверять почту и сообщения.

Такой подход помогает не чувствовать себя постоянно занятым, но при этом не завершать ничего важного. Для него нужно уметь отличать срочные дела от действительно важных.

Группировка похожих задач

Если выполнять похожие задачи вместе, переключаться между разными видами работы приходится реже. Например, можно отвечать на все письма в два определённых момента дня, а не каждые десять минут. Это экономит время и помогает сохранять концентрацию. Группировку задач удобно сочетать с тайм-блокингом.

Как выбрать метод

Трудно начать?

Попробуйте технику Pomodoro: короткий рабочий отрезок помогает сделать первый шаг.

Слишком много разных задач и направлений?

Используйте тайм-блокинг, чтобы упорядочить неделю.

Кажется, что вы постоянно отстаёте от графика?

Начните с трёх главных задач дня, а остальные заносите в отдельный список.

Важно

Ни один метод не решит проблему непосильной рабочей нагрузки. Если времени не хватает даже при хорошей организации, дело может быть в приоритетах или распределении обязанностей. Это нужно обсудить с руководителем.

Распространённые ошибки

  • Менять метод каждую неделю, не дав ему времени показать результат.
  • Заполнять календарь целиком, не оставляя запаса на непредвиденные дела.
  • Проверять почту каждые несколько минут и из-за этого терять нить работы.
  • Не пересматривать результаты: без проверки от метода легко отказаться.

Еженедельная проверка

Каждую пятницу достаточно уделить проверке десять минут: отметить, какие задачи выполнены, какие перенесены и почему, а также решить, что изменить на следующей неделе. Такая проверка помогает поддерживать любой из методов в рабочем состоянии.

Часто задаваемые вопросы

Техника Pomodoro подходит всем?

Нет, она помогает не всем одинаково. Особенно полезна тем, кому трудно начать работу или долго сохранять концентрацию.

Сколько времени нужно, чтобы привыкнуть к методу?

Точного срока нет. Обычно стоит попробовать метод в течение нескольких недель и периодически проверять результаты, прежде чем оценивать его эффективность.

Можно ли сочетать несколько методов?

Да, это распространённый подход: тайм-блокинг помогает организовать неделю, а техника Pomodoro — выделить время для сосредоточенной работы.